Wystawianie faktur wydaje się dosyć nieskomplikowaną czynnością, ale w rzeczywistości wymaga stosowania się do wielu zasad. Trzeba to robić przede wszystkim zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w zakresie dokonywania transakcji handlowych. Poza tym należy pamiętać o wygenerowaniu faktury w dwóch odrębnych egzemplarzach – jeden musi koniecznie trafić do sprzedawcy bądź usługodawcy, natomiast drugi do nabywcy.
W każdej fakturze muszą się znaleźć następujące elementy: dokładna data jej wystawienia i data transakcji, numer seryjny niezbędny do skutecznej identyfikacji dokumentu pośród wielu innych, ścisłe dane sprzedawcy oraz nabywcy (łącznie z adresami i NiP-em), nazwa i ilość konkretnego towaru lub usługi, cena jednostkowa netto, określona kwota podatku, a także stawka VAT. Te dwie ostatnie pozycje nie są konieczne jedynie w sytuacji, gdy faktura nie jest objęta typowym podatkiem od wartości dodanej. Pamiętajmy o tym, że jej główny odbiorca to kontrahent korzystający z naszych usług – klient fizyczny bądź podmiot gospodarczy.
Jeśli chodzi o wystawianie, to najbardziej wygodnym rozwiązaniem jest specjalistyczny program do fakturowania w wersji online. Pozwala on bowiem w łatwy sposób wygenerować dokument (automatycznie), a dodatkowo posiada rozbudowaną bazę danych i jest w pełni zgodny z aktualnymi ustawami. Co istotne, stworzona w nim faktura może zostać wydrukowana lub bez problemu przesłana w postaci elektronicznej na adres mailowy odbiorcy (format XML).
